Thật ngạc nhiên khi có nhiều công ty bỏ qua các chiến dịch truyền thông nội bộ, trong khi đây chính là giải pháp xây dựng nền tảng vững mạnh cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Bạn nên biết rằng, truyền thông là công cụ giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Tương tự vậy, truyền thông nội bộ tốt sẽ tạo sự đoàn kết giữa các bộ phận / nhân viên chặt chẽ để thúc đẩy hiệu quả làm việc tốt hơn.
Trong bài viết này, Prodima sẽ giải đáp chi tiết cho bạn về truyền thông nội bộ cũng như cách lập kế hoạch hiệu quả nhất. Bắt đầu ngay nhé!
Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ (Internal communications) là những hoạt động giúp xây dựng, duy trì và củng cố các mối quan hệ giữa tất cả thành viên trong cùng một doanh nghiệp.
Truyền thông nội bộ giúp truyền tải mục tiêu, tầm nhìn và thông điệp sâu sắc của lãnh đạo đến tất cả nhân viên. Nếu không thực hiện hiệu quả, nhân viên sẽ không hiểu rõ tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực để xây dựng một doanh nghiệp vững mạnh.
Đặc biệt trong giai đoạn đang phát triển hoặc gặp khó khăn, nếu các nhân viên không đoàn kết sẽ dẫn đến hậu quả khó lường.
Do đó, doanh nghiệp cần làm rõ tầm nhìn và sứ mệnh trên mọi phương diện để nhân viên nắm rõ và thấu hiểu để cùng nhau đạt được mục tiêu chung.
Truyền thông nội bộ cần thực hiện những công việc gì?
Chuyên viên truyền thông nội bộ có nhiệm vụ cung cấp thông tin đến tất cả thành viên trong công ty như: những thay đổi về quy chế, chính sách hỗ trợ, thông tin tuyển dụng, ý tưởng tổ chức sự kiện, quản lý website, đóng góp từ thiện, kết nối từng cá nhân trong doanh nghiệp…
Đánh giá chất lượng công việc của chuyên viên truyền thông sẽ dựa trên số lượng nhân viên tiếp nhận và nắm bắt thông tin chính.
Ai sẽ chịu trách nhiệm truyền thông nội bộ?
Hầu hết mọi người nghĩ rằng nghĩa vụ và trách nhiệm thực hiện truyền thông nội bộ sẽ thuộc về bộ phận Marketing hoặc ban hành chính nhân sự.
Thực tế, hai bộ phận này đóng vai trò thúc đẩy việc truyền thông đạt hiệu quả cao hơn bằng cách thu thập thông tin để hiểu rõ nhu cầu, cảm xúc và mong muốn hiện tại của nhân viên.
Để đảm bảo tính lan truyền theo đúng mục tiêu, các doanh nghiệp nên có bộ phận thực hiện truyền thông nội bộ riêng biệt để tập trung sáng tạo, xây dựng ý tưởng và đưa ra các kế hoạch hoàn hảo.
Kỹ năng cần thiết của một chuyên viên truyền thông nội bộ
Bạn cần phân biệt rõ, chuyên viên truyền thông nội bộ không phải là “công cụ gián” tiếp để thực hiện chiêu trò hay đàn áp tâm trí của nhân viên. Vai trò của họ là giúp tất cả thành viên trong công ty có thể hiểu nhau và cùng hướng về một mục tiêu phát triển.
Tất cả hoạt động của chuyên viên truyền thông nội bộ sẽ xoay quanh Tâm – Tình của con người. Chính vì thế, 2 kỹ năng nhất định phải có ở những người làm truyền thông nội bộ là:
- Kỹ năng lắng nghe nguyện vọng: sẽ giúp chuyên viên truyền thông hiểu được nguyện vọng của nhân viên để đưa ra các thỏa thuận phù hợp dựa trên điều kiện của công ty. Khi mọi người đã thấu hiểu nhau thì sự tin tưởng sẽ tăng lên, lúc này mọi vấn đề xảy ra đều được giải quyết êm đẹp.
- Kỹ năng “tâm truyền thông”: thể hiện sự chân thành và có trách nhiệm trong mọi hoạt động, hành xử, lời nói minh bạch và đứng đắn.
Các loại phương tiện truyền thông xã hội
Prodima Vietnam sẽ tổng hợp cho bạn các loại phương tiện truyền thông nội bộ thường gặp trong các doanh nghiệp hiện nay:
Bản tin qua Email
Loại truyền thông nội bộ này thường được áp dụng khi doanh nghiệp muốn thông báo chính sách kinh doanh / sự kiện / ra mắt sản phẩm mới…
Bảng tin nội bộ
Hình thức này xuất hiện sớm nhất trong doanh nghiệp và trở thành sự lựa chọn hàng đầu của các quản lý vì mang lại hiệu quả cao.
Radio
Chương trình sản xuất các tập phát sóng radio hàng tuần là cơ hội giúp tất cả thành viên trong doanh nghiệp có thể chia sẻ cảm nghĩ, đưa ra lời động viên lẫn nhau. Hoặc chỉ đơn giản là phát các bài hát theo yêu cầu giúp nâng cao tinh thần làm việc.
Các ấn phẩm nội bộ
Sách báo, tạp chí, cẩm nang, sách và các file tài liệu cũng là phương thức hiệu quả giúp doanh nghiệp lan truyền các thông tin nội bộ tốt hơn.
Banner, biển quảng cáo, áp phích
Áp dụng các công cụ truyền tải bằng hình ảnh sẽ thu hút và gây chú ý đến các nhân viên.
Các chương trình tổng kết tuần/tháng
Các hoạt động sẽ diễn ra trong chương trình gồm: tổng kết, thông báo tin mới, vinh danh phòng ban / cá nhân xuất sắc… kèm theo những phần thưởng hấp dẫn sẽ là động lực thúc đẩy tất cả nhân viên phấn đấu hơn.
Tham gia các sự kiện cộng đồng
Một phương pháp truyền thông nội bộ không tốn quá nhiều công sức nhưng hiệu quả mang lại rất lớn. Doanh nghiệp sẽ trực tiếp lên danh sách những người đăng ký tham gia các sự kiện cộng đồng như Uprace, Giờ trái đất…
Cuộc thi, trò chơi, giải đấu
Các hoạt động ngoài lề như tổ chức cuộc thi, trò chơi giành chiến thắng sẽ giúp nhân viên giải tỏa áp lực công việc và tập trung sức mạnh cho những dự án sắp tới của doanh nghiệp.
Vai trò của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ đóng vai trò như thế nào đối với sự phát triển của các doanh nghiệp? Hãy cùng Prodima Vietnam tìm hiểu ngay bên dưới:
Củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tập thể doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên, từ đó nhân viên có thể tiếp tục truyền tải nó ở trong nội bộ và ra bên ngoài.
Truyền thông nội bộ bám sát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo ra các kênh thông tin giúp nhân viên hiểu được tình hình của đơn vị mình, mở ra các kênh trao đổi thông tin giữa nhân viên cấp dưới và cán bộ quản lý.
Cung cấp thông tin đa chiều chính xác và minh bạch
Truyền thông nội bộ sẽ lan tỏa, truyền tải nội dung một cách rộng rãi đến toàn bộ tập thể. Nhờ đó, nhân viên nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của bản thân, giúp phòng ban phối hợp nhịp nhàng trong công việc, hạn chế những mâu thuẫn, xung đột.
Xây dựng khối đoàn kết to lớn
Sự thống nhất nội bộ là yếu tố cốt lõi làm nên sức mạnh tập thể. Một tập thể mạnh là chưa hẳn đã toàn người mạnh, nhưng chắc chắn có sự gắn bó đoàn kết chặt chẽ. Để mọi người nhìn thấy mục tiêu chung chính là chỉ ra cho họ sợi dây gắn kết, để tất cả cùng có lợi và nghĩ đến cái chung. Mà điều kiện để tạo ra sự đoàn kết chính là sự thấu hiểu – một nhiệm vụ của công tác truyền thông nội bộ. Có thể nói lợi ích của truyền thông nội bộ chính là làm nên sức mạnh tập thể.
Xây dựng niềm tin, cống hiến và sự sáng tạo của nhân viên đối với công ty
Sự quan tâm sâu sắc, các đãi ngộ đi kèm cùng bộ máy chiến lược của doanh nghiệp sẽ tạo sự an toàn cho nhân viên và thúc đẩy sự phát triển bền vững. Từ những lợi ích tuyệt vời này, nhân viên sẽ dành trọn tâm huyết trong công việc và muốn gắn bó lâu dài với công ty. Thậm chí, những người nhân viên còn giới thiệu nhiều nhân tài mới cho doanh nghiệp.
6 Bước triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ mạnh mẽ
Dựa vào kinh nghiệm thực tiễn lâu năm, Prodima Vietnam chia sẻ đến bạn 6 bước xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả như sau:
Bước 1: Đánh giá thực trạng hiện tại của doanh nghiệp
Tôn Tử từng có câu: Biết mình biết ta, trăm trận trăm thắng”. Việc bạn có thể hiểu rõ người khác là điều tuyệt vời, nhưng để hiểu được chính bản thân mình có những ưu / nhược điểm nào mới thực sự khôn ngoan.
=> Thông qua đó, bạn mới biết được mình cần làm gì, thay đổi những gì và phát huy lợi thế nào để vươn đến thành công.
Tương tự, trong mỗi doanh nghiệp cần có một bản đánh giá tổng quát thực trạng hiện tại của tổ chức để tạo tiền đề giúp bạn xác định mục tiêu và xây dựng các chiến lược hiệu quả.
Dù trước đây doanh nghiệp bạn chưa từng thực hiện bất kỳ hoạt động truyền thông nội bộ nào, đây là thời điểm thích hợp để bạn nhìn nhận và đánh giá chi tiết các vấn đề đang xảy ra, chẳng hạn:
- Đánh giá nhân sự, tình hình kinh doanh, các thay đổi…
- Doanh nghiệp đã và đang xây dựng / triển khai những hoạt động truyền thông nào?
- Các hoạt động truyền thông nội bộ có đạt hiệu quả hay gặp khó khăn gì?
=> Đây là những câu hỏi phổ biến nhất mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần làm rõ để xây dựng chiến thuật truyền thông nội bộ tốt nhất.
Bước 2: Xác định đối tượng
Sau khi xác định rõ những lỗ hổng, điểm yếu mà doanh nghiệp đang gặp phải, bước tiếp theo bạn cần xác định đối tượng nhắm đến là ai?
Thông thường, việc truyền thông sẽ tiến hành ở quy mô nội bộ. Tuy nhiên, trong trường hợp cần thay đổi nhân sự, bạn cần quan tâm đến những đối tượng nào sẽ chịu ảnh hưởng do thay đổi. Cụ thể:
- Thông tin cần truyền đạt đến ai, cung cấp điều gì?
- Ai có mối quan hệ gắn kết với nhân sự công ty?
- Một người có thể kết nối toàn bộ nhân viên không?
Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp cụ thể
Một sai lầm thường gặp ở nhiều doanh nghiệp là đề xuất các mục tiêu và kế hoạch triển khai theo dạng chung chung?!
Bạn nên tham khảo nguyên tắc SMART khi xác định mục tiêu hoặc OKR – một phương pháp tuyệt vời giúp xác định rõ mục tiêu và giá trị cốt lõi. Đồng thời, bạn cần trả lời những câu hỏi sau:
- Mục đích của hoạt động truyền thông nội bộ là gì?
- Nhân sự doanh nghiệp có cần thay đổi, cải thiện không?
- Những thông tin quan trọng nào của doanh nghiệp cần truyền đạt đến nhân viên?
- Doanh nghiệp cần làm gì (thay đổi chính sách, thưởng…) để thể hiện sự quan tâm đến toàn bộ nhân viên?
- Thông điệp nào tốt nhất để thực hiện truyền thông nội bộ? (Điều mà doanh nghiệp cần mang lại cho nhân viên dựa trên mong muốn của họ)
Bước 4: Xây dựng chiến lược
Chiến lược là cách thức giúp doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu cuối cùng. Để tránh bị nhầm lẫn giữa kế hoạch hành động và chiến lược, bạn nên làm rõ các yếu tố sau:
- Các chính sách / hình thức công nhận sự đóng góp, năng lực nhân viên.
- Lộ trình thăng tiến cụ thể cho toàn bộ nhân viên.
- Minh bạch mọi thông tin trao đổi / truyền đạt giữa ban lãnh đạo và nhân viên.
- Mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp.
Bước 5: Xác định và lên kế hoạch hành động
Tại bước này, bạn cần chuyển hóa các chiến lược thành công việc cụ thể sẽ thực hiện trong thực tế. Bạn cần tìm giải pháp tốt nhất bằng cách trả lời những câu hỏi này:
- Những hoạt động hữu ích nào sẽ hỗ trợ cho chiến lược của bạn?
- Các hoạt động sẽ triển khai như thế nào? Vào thời điểm nào?
- Bộ phận / cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm lên kế hoạch triển khai hoạt động này?
Ví dụ: Doanh nghiệp muốn tổ chức teambuilding trong mùa hè cho toàn bộ nhân viên, sẽ có những hoạt động cần xác định và triển khai như: địa điểm du lịch, các trò chơi / thi đấu / giải thưởng, các hoạt động sẽ xuất hiện trong thời gian trước – trong – sau chuyến đi.
Trước khi đi, trưởng mỗi bộ phần cần truyền tải đầy đủ thông tin đến từng thành viên để thu nhận phản hồi từ họ. Ngay khi chuyên đi kết thúc cũng phải thu nhận các phản hồi của nhân viên.
Bước 6: Đo lường hiệu quả
Đo lường chính là cách tốt nhất để biết được mục tiêu của doanh nghiệp có đạt được hay không. Từ đó, bạn sẽ đưa ra các điều chỉnh, thay đổi phù hợp. Dưới đây là các tiêu chí đo lượng mà bạn nên quan tâm:
- Mức độ tương tác giữa các nhân viên với nhau / với công ty?
- Sau mỗi thông tin, hành vi / suy nghĩ của nhân viên có thay đổi?
- Chỉ số về tỷ lệ hài lòng của nhân viên trong công việc, khả năng “giữ chân” họ…
4 Tips thực hiện truyền thông nội bộ hiệu quả
Để giúp các hoạt động truyền thông nội bộ mang lại kết quả cao nhất, các doanh nghiệp cần ghi nhớ 4 tips hữu ích dưới đây:
Truyền tải mục tiêu chung và làm rõ vai trò của từng nhân viên
Bạn có biết: Có đến 48% doanh nghiệp không thực hiện tốt hoạt động truyền thông nội bộ để nhân viên có thể hiểu rõ mục tiêu kinh doanh. Điều này khiến mọi chiến lược triển khai không đạt được kết quả như mong đợi – lãng phí thời gian và công sức rất nhiều.
Chính vì thế, việc làm rõ các mục tiêu chung của công ty, phòng ban và cá nhân là vô cùng cần thiết. Mỗi thành viên sẽ cảm nhận được sự hỗ trợ chặt chẽ giữa các mục tiêu của cá nhân / phòng ban liên quan. Nhờ vậy họ sẽ hiểu được nên làm gì để cùng nhau đạt được mục tiêu chung.
=> Đây chính là chìa khóa giúp tăng sự gắn kết, yêu thích công việc và thái độ làm việc hiệu quả của mỗi nhân viên.
Xác định các kênh truyền thông sẽ triển khai
Để làm tốt điều này, bạn phải thấu hiểu cảm xúc của từng thành viên trong công ty.
- Nếu nhân viên của bạn thuộc tuýp người chủ động trong công việc như: tìm kiếm / nắm bắt thông tin… thì kênh truyền thông nên thực hiện là website nội bộ – những trang thông tin trên cổng tin tức chính của doanh nghiệp. Đây là nơi họ truy cập nhiều nhất để tìm kiếm dữ liệu liên quan đến công việc.
- Nếu nhân viên của bạn thuộc tuýp người vui vẻ, năng động, hãy thường xuyên tổ chức những buổi tiệc hay teambuilding sẽ giúp mọi người cảm nhận rõ và đoàn kết hơn.
“Luôn luôn lắng nghe, luôn luôn thấu hiểu”
Để hiểu rõ tình trạng hiện tại của doanh nghiệp, quản lý của từng bộ phận nên khảo sát ý kiến của nhân viên thường xuyên để tìm được phương thức truyền thông phù hợp.
“Lắng nghe” là yếu tố quan trọng nhất khi làm truyền thông nội bộ. Chỉ khi cấp trên biết lắng nghe nhân viên thì việc truyền tải mục tiêu, thông tin quan trọng mới đạt hiệu quả cao.
=> Để có thể lắng nghe nhân viên tốt hơn, doanh nghiệp cần xây dựng kênh xã hội nội bộ – nơi mọi nhân viên đều có mặt.
Tương tác liên tục
Hoạt động truyền thông nội bộ không chỉ giúp lãnh đạo thấu hiểu nỗi lòng của nhân mà còn giúp tập thể gắn kết hơn. Điều này được củng cố thông qua việc tương tác / giao tiếp 2 chiều => khuyến khích nhân viên trao đổi cởi mở => rút ngắn khoảng cách.
Prodima khuyến khích các doanh nghiệp hãy sử dụng mạng xã hội – công cụ giúp tối ưu thời gian tương tác giữa mọi người với nhau.
Nhờ vậy các lãnh đạo dễ dàng hiểu rõ nguyện vọng, mong muốn của nhân viên để đưa ra các điều chỉnh / chính sách phù hợp để thúc đẩy sự phát triển chung.
2 Case Study về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp Việt Nam
Nhằm giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, Prodima chia sẻ 2 Case Study thực tế dưới đây:
Case Study 1: Truyền thông nội bộ tại Công ty TNHH Quốc tế Unilever Việt Nam
Nền kinh tế toàn cầu cạnh tranh rất gay gắt, nhưng Unilever vẫn khi dẫn đầu trong việc tái cấu trúc nguồn lực giữa hàng triệu doanh nghiệp.
Những ứng viên sở tuyển vào Unilever phải trải qua nhiều vòng thử thách khác nhau. Mỗi vòng tuyển sẽ có những trò chơi thú vị và chỉ người dành chiến thắng mới đi tiếp vào vòng phỏng vấn quan trọng.
Phải thừa nhận Unilever rất thông minh với cách xây dựng độc đáo này – nâng cao khả năng cạnh tranh của các nhân viên, giúp họ xây dựng tinh thần và định hướng rõ mục tiêu của doanh nghiệp ngay từ đầu.
=> Unilever đã tạo nên một chiến lược truyền thông nội bộ thú vị, mang tính nhân văn mà không phải công ty nào cũng làm được.
- Bài học từ Case Study của Unilever: Các nhà lãnh đạo cần đổi mới tư duy theo xu hướng và đẩy mạnh sự quan tâm đến lợi ích chung thông qua các hoạt động truyền thông nội bộ. Có như vậy thì tập thể mới khăng khít và cùng nhau làm việc hết mình để mang lại kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp.
Case Study 1: Truyền thông nội bộ tại Công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam (SEV)
Samsung Electronics Việt Nam là một trong những nhà máy sản xuất điện thoại di động lớn nhất tại Việt Nam. Công ty luôn hướng đến sự phát triển vững mạnh dựa trên sự gắn bó chặt chẽ và thỏa thuận chung của tất cả nhân viên.
Trong quá trình làm việc, mọi phát sinh sẽ được toàn thể nhân viên thảo luận và đưa ra hướng giải quyết phù hợp nhất. Chính vì thế, mối quan hệ giữa cấp trên và nhân viên luôn bền vững, rất ít khi xay ra xung đột hay mâu thuẫn nội bộ.
Ngoài thời gian tập trung cho công việc, Samsung luôn tổ chức các chuyến Bonding / Teambuilding giúp gắn kết nội bộ và nâng cao tính đồng nhất cho một tập thể.
- Bài học từ Case Study của Samsung Electronics Việt Nam: Doanh nghiệp nên truyền tải sự tôn trọng và thấu hiểu, giúp nhân viên có thể thoải mái chia sẻ ý kiến / suy nghĩ trước các vấn đề xảy ra => cùng nhau góp sức xây dựng công ty phát triển lâu dài.
Lời kết
Nếu bạn thích bài viết truyền thông nội bộ, chắc hẳn bạn sẽ thích thú với dịch vụ SEO của chúng tôi. Prodima là đội ngũ chuyên gia về Digital Marketing tại TP. Hồ Chí Minh. Chúng tôi có thể mang đến cho bạn những chiến lược xuất sắc để giúp bạn bứt phá lượng truy cập và tăng doanh thu một cách bền vững.
Liên hệ ngay với các chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn ngay bây giờ với sự hỗ trợ tận tình 24/7.
